Ciclo de Automatizacion: Bizagi Conceptual
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Bizagi Studio es el ambiente de construcción con el cual se transforman los procesos diseñados en el Bizagi Modeler en aplicaciones ejecutables sin necesidad de programación. Bizagi ofrece un conjunto de herramientas que permiten definir gráficamente el modelo asociado a un proceso de negocio (flujograma, reglas de negocio, interfaz de usuario, etc.). Éste modelo se almacena en una base de datos, y es interpretado y ejecutado en producción por el BPM Server de Bizagi sin necesidad de recurrir a código intermedio.
El siguiente gráfico muestra como Bizagi Studio soporta las distintas fases de construcción del Modelo del Proceso:
Bizagi Studio ofrece un ambiente de colaboración, intuitivo y multiusuario diseñado para soportar proyectos de BPM de gran envergadura. Todo el trabajo es guardado en forma segura en un ambiente común y puede ser reutilizado por otras personas.
La aplicación web resultante de la construcción con Bizagi posee una característica muy importante, y es que cuando se modifica el proceso (cualquier elemento del modelo) la aplicación web refleja este cambio automáticamente. Este concepto hace realmente viable el mejoramiento continuo en las organizaciones. En Bizagi El proceso es la Aplicación.
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El modelamiento del proceso es uno de los primeros pasos en la implementación de Bizagi . Esta etapa es fundamental debido a que la aplicación se define basándose en el flujo del proceso que se haya modelado.
El flujo de trabajo, conocido como una cadena de actividades, es la estructura fundamental del proyecto en donde las variables y elementos necesarios son incluidos de acuerdo con los requerimientos de la organización.
Bizagi hace uso del lenguaje de BPMN (Business Process Modeling Notation) para la diagramación y modelamiento de los procesos, el cual provee una notación común para que las personas relacionadas con los procesos puedan expresarlos gráficamente en una forma más clara, estandarizada y completa.
Para modelar el proceso se utiliza el modelador y la barra de herramientas de Bizagi , diseñado para implementar fácilmente desde el proceso más simple hasta el más complejo y habilita a cualquier persona familiarizada con el proceso a modelarlo.
De acuerdo con las herramientas de diseño disponibles en el mercado, Bizagi soporta el modelamiento de procesos hechos en MS Visio y en Aris.
Bizagi es una herramienta diseñada para el desarrollo colaborativo que permite que varios usuarios puedan estar trabajando al mismo tiempo sobre el mismo proyecto haciendo uso de cada uno de los objetos que lo conforman como formas, expresiones, políticas, interfaces, etc. Para conocer mas acerca de Trabajo en Equipo con Bizagi , por favor lea el articulo Desarrollo Colaborativo En Bizagi.
Datos del Proceso
Una vez el proceso es modelado y de acuerdo con la estructura de datos definida en la fase de diseño de la metodología Bizagi On Target, la cual tiene la información que requiere el proceso con base en las especificaciones del negocio, se crea el modelo relacional del proceso. El modelo relacional especifica las entidades y los atributos, y las relaciones que existen entre estos, permitiendo agrupar la información de una manera simple y lógica.
El modelo relacional de Bizagi representa de manera gráfica e intuitiva la estructura de datos de la aplicación. Bizagi provee a usuarios no técnicos con herramientas gráficas simples que permiten modelar fácilmente bases de datos relacionales.
El modelo de datos de Bizagi presenta las relaciones entre las entidades a diversos niveles. Estos modelos de presentación permiten visualizar la relación entre las entidades en abstracto o en detalle.
Bizagi no sólo permite a las organizaciones modelar y entender el modelo entidad-relación rápidamente, sino que además garantiza la integración de la información en el contexto indicado del flujo para que el proceso pueda ejecutarse satisfactoriamente. Este modelo de datos permitirá la correcta administración de la información, el fácil modelamiento, flexibilidad en caso de cambios y rapidez en las consultas.
Creación de Formas
Una vez creado el modelo relacional del proceso y de acuerdo con las formas o pantallas definidas en la fase de diseño de la metodología Bizagi On Target se procede con la creación de las formas, las cuales serán visualizadas en una aplicación web por el usuario final.
El manejador de formas de Bizagi provee características únicas para crear eficientemente formas y asociarlas de manera intuitiva a las actividades del proceso, basándose en la estructura de datos previamente creada (entidades, atributos y relaciones de las tablas), generándolas de manera automática. Bizagi permite la creación de formas o pantallas en las diferentes entidades, por lo que se pueden reutilizar en diferentes actividades o procesos.
Estas formas pueden ser modificadas por los analistas de negocios de forma sencilla e intuitiva, de acuerdo a los requerimientos específicos de cada actividad o proceso. Bizagi soporta una gran variedad de campos para diseñar las formas, garantizando una captura completa y adecuada de información de alta calidad.
Estas formas o pantallas muestran la información del proceso (campos, tablas, vínculos, etc. que se complementan con validaciones o restricciones para acceder, modificar o completar la información), propiedades de apariencia y otras variables. Esto garantiza que la información suministrada en la aplicación sea guardada adecuadamente, de acuerdo con las diferentes condiciones que se hayan establecido a lo largo del proceso.
Como resultado de este paso, el usuario final visualiza pantallas donde se solicita cierta información de acuerdo con la actividad que se está ejecutando durante el flujo del proceso, o pantallas donde se consulta la información del negocio.
Reglas de Negocio
Las organizaciones se rigen por ciertas políticas o normas, las cuales se derivan de las diferentes estrategias y objetivos de las empresas. Como resultado, existen restricciones, excepciones y una gran variedad de condiciones en las diferentes actividades o tareas que conforman el proceso.
Bizagi incorpora en el flujo del proceso todas estas reglas o políticas del negocio que se deben cumplir y controlar en la organización.
Bizagi ofrece una herramienta gráfica para modelar con facilidad reglas de negocio, utilizando el concepto de Xpath como mecanismo para estandarizar el lenguaje de la herramienta y hacer que el manejo de reglas de negocio sea más intuitivo. El Xpath permite acceder a cualquier dato que esté en el modelo relacional del proceso sin necesidad de conocer lenguajes de programación.
Adicionalmente, Bizagi soporta “familias de reglas de negocio” donde las reglas de negocio son fácilmente agrupadas y configuradas. El repositorio centralizado y compartido de reglas de negocio permite su reutilización en diversos procesos y aplicaciones.
Buscando la manera de integrar la información con la menor cantidad de programación, Bizagi ofrece características especiales para acceder a algunos componentes, como funciones predefinidas y servicios web.
Adicionalmente, se maneja el concepto de Políticas de Negocio, que se definen en términos de negocio y no necesitan programación, de tal forma que son de fácil control por parte del cliente, quien las tendrá disponible para administrarlas en la aplicación web.
En Bizagi , las reglas de negocio están vinculadas al diagrama de flujo y se pueden modificar o consultar por cualquier persona que esté familiarizada con el proceso, lo que permite que en el futuro no se presenten inconvenientes en la adaptabilidad y escalabilidad de la herramienta.
Asignación de Recursos
La Asignación de Recursos es un paso de gran importancia dentro del modelamiento de Bizagi . En este paso se configuran las condiciones para que usuarios con perfiles determinados realicen las actividades dentro del proceso, de acuerdo con las especificaciones definidas en la fase de diseño de la metodología Bizagi On Target.
En la configuración de los perfiles para las diversas condiciones de asignación que se pueden cumplir para una actividad se tienen en cuenta variables como habilidades, roles, cargos, ubicaciones, áreas, entre otras, que tienen las personas dentro de la organización.
Bizagi ofrece diferentes métodos de asignación, con el objetivo de mejorar la eficiencia al direccionar adecuadamente el trabajo al recurso correspondiente. Los métodos disponibles para configurar son: por carga, a todos (incluye todas las personas que pueden ejecutar la actividad, sin embargo al final sólo una podrá realizarla), manualmente o por secuencia.
Como resultado de la configuración de las asignaciones, Bizagi asigna actividades inteligentemente a los diferentes miembros de la empresa. Esto identifica los usuarios que cumplen los perfiles definidos de acuerdo con las condiciones de asignación y aplica el método de asignación, generando actividades pendientes a los usuarios que queden como responsables.
Integración
La integración de sistemas de información representa un reto en las organizaciones. Orquestar de la mejor manera plataformas heterogéneas y aplicaciones empresariales construidas sobre diferentes tecnologías adicionan niveles de complejidad que, a la hora de la interacción coordinada entre diferentes actores, puede requerir esfuerzos considerables para alcanzar el éxito.
No obstante, los mecanismos de integración (y software de integración) evolucionan a la par con las técnicas de arquitectura de software que hacen posible interconectar varias aplicaciones, con esfuerzos cada vez más reducidos en cuanto a tiempos y cantidad de desarrollo requerido para lograrla. Un significativo avance es la aplicación del estilo de arquitectura SOA (Service Oriented Architecture) donde las aplicaciones rompen su paradigma monolítico y exponen cierta parte de su funcionalidad como servicios para que otros sistemas (services requesters) puedan invocar en forma sencilla las funcionalidades expuestas.
Bizagi como solución BPM entiende la necesidad inherente de los procesos de negocio sistematizados de interactuar con otros sistemas existentes dentro de las organización, tales como sistemas core, mainframes, sistemas de reportería, CRM’s, etc., por lo cual utiliza la capa SOA para ofrecer a sistemas externos una opción fácil para interactuar con Bizagi .
Verificación del Proceso
La calidad es un concepto fundamental que debe permanecer intrínseco durante todo el proceso de implementación de proyectos Bizagi . Una de las etapas del Bizagi OnTarget es la certificación que se realiza por parte del cliente. Sin embargo, antes de esto se debe garantizar en la etapa de construcción que todos los procesos cumplen los estándares de la herramienta y se comportan de acuerdo con lo definido bajo las condiciones de negocio que se pueden presentar.
Queriendo ofrecer una gran agilidad en cada uno de los pasos de la construcción, Bizagi presenta el concepto de pruebas automáticas. Este concepto permite probar ágilmente la consistencia del proceso tanto en los datos como en el flujo que se haya definido.
El módulo de pruebas automáticas permite ejecutar el proceso en cualquier momento del ciclo de desarrollo utilizando datos que se ingresan manualmente. Estos se pueden usar para ejecutar las pruebas tantas veces como sea necesario. Adicionalmente el módulo permite realizar las pruebas de forma automática para todos los escenarios de pruebas previamente definidos.
La verificación del proceso no sólo se hace en forma unitaria (el proceso como elemento individual), sino también teniendo en cuenta la integración con los demás procesos con los cuales está relacionado (pruebas integrales). Por ejemplo, cuando están involucrados subprocesos o se comparte información entre procesos, se debe confirmar que la integridad de los datos es mantenida y las especificaciones del sistema no son modificadas.
Implementación
Como resultado final, Bizagi genera de forma automática una aplicación sobre la Intranet y es complementada por interfaces para comunicarse con otros sistemas y con herramientas que proveen funcionalidades especiales para el proceso. La aplicación Web se convierte en el portal de trabajo de los usuarios finales. El modelo que ha sido previamente diseñado y construido es interpretado y ejecutado en producción.
La aplicación Web resultante de la automatización por Bizagi tiene una característica muy importante. Cuando el proceso es modificado (a saber, cualquier elemento del modelo de negocio) la aplicación se adapta a sí misma automáticamente.
Este portal Web le permite a los participantes del proceso visualizar y priorizar mediante diferentes criterios sus actividades pendientes y observar la información del desempeño del proceso en tiempo real. Dependiendo del perfil del usuario, este portal permite gestión de los procesos, reasignación de los casos cuando se presentan problemas operacionales y tomar acciones correctivas para alcanzar los objetivos de desempeño de la organización.
Ésta es una herramienta en donde se ingresa toda la información de los casos. Permite la consulta en tiempo real de la información generada durante todo el flujo del proceso.
Indicadores de Desempeño
Bizagi provee a las organizaciones indicadores de gestión completamente integrados y fáciles de interpretar, basados en información veraz y en tiempo real del negocio, lo cual permite a los dueños de los procesos realizar ágilmente ajustes al flujo del proceso y tomar mejores y más eficientes decisiones para optimizar el desempeño de los procesos de negocio.
Bizagi ofrece dos tipos de mecanismos para monitorear las actividades del negocio: Monitoreo en Tiempo Real (Business Activity Monitoring, BAM) y Analíticos.
Los indicadores de Monitoreo en Tiempo Real proveen información del estado actual de casos y actividades en curso. El número de casos que están a tiempo, en riesgo y retrasados son mostrados separadamente para procesos y tareas.
Los indicadores Analíticos presentan resúmenes de los casos y actividades que están actualmente cerrados. Inicialmente, el usuario elige para ver ver la información de las actividades o para ver información de los procesos.
Adicionalmente, conscientes de la importancia del análisis de datos de negocio, el usuario tiene a su disposición la funcionalidad de generación de reportes basados en Análisis Gráfico. Los usuarios pueden obtener acceso a los datos a través de las consultas personalizadas mediante formas de consulta. Las búsquedas son realizadas de acuerdo con determinados criterios de negocio y/o proceso, agrupándolos por dimensiones y calculando las funciones asociadas con las mediciones, ofreciendo así medios interactivos para navegar y generar reportes con la información producida.
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