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1 Reutilización de Formas

Reutilización de Formas

La reutilización de formas se refiere a la manera en la cual Bizagi permite a los usuarios a cargo de la creación de formas usar mas de una vez una forma que contiene la misma información para diferentes tareas en el proceso, o entre diferentes procesos que usen la misma entidad.

Esta funcionalidad debe ser utilizada cuando haya cierta infomación en un proceso que será usada repetidamente en diferentes tareas o eventos. Algunos ejemplos pueden incluir formas con:

La información del cliente requerida en varios pasos de un proceso de solicitud de crédito.

La información de solicitud de compra consultada a través del proceso de Solicitud de Compras.

La información del empleado verificada en el proceso de Solicitud de Viajes.

La reutilización de las formas es implementada comúnmente con las formas de Ver, Editar y Adicionar en las grillas o Colección de Datos que se usan en varias actividades.

Reutilizar formas es importante ya que le ahorra tiempo al usuario al crear y manterer las formas. Crear la misma forma con la misma información en diferentes tareas puede ser una pérdida de tiempo. Sin embargo, puede ser peor si se requiere un cambio como adicionar un campo, ya que si las formas no se reutilizan, puede ser necesario actualizar una por una las formas que fueron duplicadas. Por otro lado, si la forma se reutiliza, solamente habria necesidad de hacer el cambio una vez, y este se vería reflejado en todas las tareas o eventos donde se muestra la forma.

Es importante tener en mente, como una buena práctica, que los nombres que se usan en las formas indiquen claramente la información y el objetivo de estas. De otra forma resultará mas dificil para otras personas reutilizar formas creadas previamente. Como consecuencia va a ser mas complicado encontrar esta forma a medida que el tiempo pasa.

No reutilice formas que no pueden ser cambiadas o actualizadas en una tarea diferente.

Cómo Reutilizar una forma en Bizagi Xpress

A continuación se creará y reutilizará una forma. Esta contendrá la información del empleado y hará parte del proceso de Solicitud de Servicios (Service Request); para esto, se deben seguir estos pasos:

1. En el Ayudante de Procesos, siga al paso 3, Definir Formas. Haga click en el link. Note que este ejemplo se realiza desde la Vista del Ayudante, pero también es posible realizar lo mimo desde el Módulo de Vistas.

2. Una vez en el proceso, haga click en la actividad donde se creará o modificará la forma.

3. Haga una búsqueda en la caja donde se encuentran los datos hasta llegar a la entidad que tiene la información requerida, en este caso Empleado (Employee).

4. Haga click en la entidad para abrir y localozar las opción de Formas al final de la lista de atributos.

5. Haga click derecho en Formas y luego click en nueva Forma.

Se abrirá un nuevo tab en blanco para la nueva forma.

6. Escriba el Nombre a Mostrar (Display Name) para la forma.

7. Ahora siga 3 pasos simples. Primero, arrastre los elementos requeridos en la forma. Luego, guarde la forma, y finalmente, cierre la forma.

8. Una vez esté de regreso en la forma principal, para reutilizar la forma que se acaba de crear, abra en la caja de datos la entidad donde se creó la forma y abra la opción de Formas. Luego, haga doble click en el nombre de la forma, el cual es Información del empleado (Employee Information) para este ejemplo.

9. Los campos de la forma aparecerán automáticamente en la forma principal.

10. Cómo esta forma es utilizada en varias tareas, si se reliza una modificación en la forma principal, los resultados se verán reflejados en la forma a mostrar de cada tarea. Si desea hacer la modificación una sola vez, se necesita localizar esta forma en la opción de búsquedas de Bizagi Studio.

11. Escriba el nombre de la forma que se va a modificar y haga click en Buscar.

12. Para editar esta forma, haga click en Editar. Cuando los cambios sean guardados, estos serán aplicados en todas las formas que estén instanciando la forma que se acaba de modificar.

Acceso restringido a Formas

Con BizAgi BPM Suite, usted puede tener un entorno colaborativo en donde usted y sus compañeros de trabajo pueden trabajar simultáneamente en sus procesos. Si usted tiene varios procesos en su proyecto puede ser necesario restringir los accesos a algunos elementos para evitar que los usuarios que trabajan en un proceso afecten otros proceso.

Cuando la Seguridad en BizAgi Studio se ha habilitado y un usuario se ha restringido (negado) para acceder a una forma, él o ella podrá usarla pero no editala. Para restringir a un usuario o un grupo de usuarios el acceso a una forma, un administrador debe negar el acceso a la Entidad que lo contiene.

Cuando el usuario intente editar una forma que tiene restringida un mensaje se mostrará:

Usetd no tiene permisos para modificar este elemento. Por favor contacte a su administrador de proyecto.

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