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Proceso Ad-Hoc

Es muy común encontrar dentro de los negocios casos en los cuales es necesario manejar un proceso que no tiene tareas conectadas entre sí, ni el orden de ejecución de estas definido (Proceso Ad Hoc). 

Un proceso Ad Hoc consiste en una serie de actividades que no tienen un orden o un ejecutante definido. En este tipo de procesos los usuarios deben poder decidir el Qué, el Cuándo y el Quien de las actividades que se necesitan crear, logrando una interacción entre diferentes usuarios.

Bizagi propone un modelo para implementar procesos Ad Hoc. Esté modelo le permitirá no solo crear tareas en cualquier momento sino también ejecutarlas sin ningún orden durante la vida del proceso. Adicionalmente las tareas pueden ser asignadas a cualquier persona y ser programadas para ser realizadas en cualquier fecha. Los usuarios a los cuales les han sido asignadas tareas pueden crear tareas adicionales para ellos mismos o para otros participantes del proceso.

El modelo utiliza un evento el cual le permitirá a todos los usuarios en cualquier momento del proceso crear y asignar nuevas tareas a ellos mismos o a otra persona, y definir el tiempo de proceso de esta actividad.

Se recomienda acceder a la página web del centro de Procesos para poder descargar y ver el funcionamiento de este proceso Ad-Hoc 

Diagrama del Proceso

El siguiente proceso busca ilustrar el uso del modelo Ad Hoc de Bizagi. Imagine la reunión de un comité. Al final de la reunión siempre quedan una serie de tareas para realizar. Ya que estas tareas solo se conocen luego de la reunión, se hace necesario utilizar el modelo para procesos Ad Hoc de Bizagi. Con la ayuda del modelo usted podrá asignar cualquier actividad a cualquier persona.

La primera actividad es registrar los resultados de la reunión. Cuando la reunión ha terminado, el evento Crear Tarea Ad Hoc estará disponible en todo momento. El evento le permitirá programar nuevas tareas y mirar el avance de las tareas que fueron creadas previamente. En el evento es necesario incluir la descripción de la tarea y definir la fecha y el responsable de la ejecución de esta. Luego, una actividad es creada para ser ejecutado por la persona asignada en la actividad Reunión de Comité a través del sub proceso Realizar Tarea Ad Hoc. La fecha límite es asignada como la fecha máxima para la ejecución de la tarea.

Modelo de Datos

El modelo de datos para el modelo del proceso Ad Hoc es muy sencillo. La entidad del proceso el Reunión de Comité donde la información de la reunión es guardada. La entidad tiene una relación uno a muchos con la entidad Cronograma de Tareas. Cronogramas de tareas contiene la información y el estado de todas las tareas creadas.

En el evento Crear tarea Ad Hoc existen tres atributos temporales. Estos atributos contienen la información de la nueva tarea, con la ayuda de una regla a la salida del evento esta información será adicionada a la tabla Cronograma de tareas donde quedara guarda permanentemente.

Formas

Forma del Evento Crear Tarea Ad-Hoc

En el evento Crear Tarea Ad Hoc, los usuarios pueden incluir nuevas tareas. Es necesario incluir la información de la nueva tarea, es decir, la descripción, el responsable y la fecha límite de ejecución. En el evento estará disponible el estado de las tareas creadas anteriormente.

Ejecutar Tareas

La actividad del sub proceso Realizar Tareas Ad Hoc es realizada por la persona asignada durante la actividad Reunión de Comité o en el evento Crear Tarea Ad Hoc. La actividad será programada para ser realizada antes de la fecha límite.

La forma de la actividad muestra la descripción de la tarea asignada y los campos para incluir el resultado y el estado de la actividad. Para este ejemple las tareas pueden tener dos estados Pendiente y Completo. Esta información será actualizada de forma automática en la forma asociada al evento Crear Tarea Ad Hoc y en la forma global del proceso.

Se abrirán tantos casos del sub proceso como actividades creadas por los usuarios. Tan pronto como una actividad sea registrada un nuevo caso del sub proceso Realizar Tareas Ad Hoc será creado. Todo los sub procesos creados son independientes entre sí.

Expresiones de Negocio

Se necesita una expresión para guardar de manera permanente en la tabla Cronograma de Actividades la información de los atributos temporales del evento.

En la expresión los tres atributos temporales de los eventos son guardados en nuevo registro de la tabla Cronograma de Actividades. Adicionalmente cuando se crea el registro, se debe asignar como tarea pendiente. Los dos estados de la actividad son manejados por una tabla paramétrica, para realizar la asignación se debe buscar el estado pendiente, el cual tiene código 1.

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