Atributos Tipo Archivo

Bizagi administra fácilmente los documentos entrantes de un proceso, ya que Bizagi permite adjuntar archivos (documentos de procesadores de texto, datos de hojas de cálculo, archivos de audio y video) a la aplicación, asociándolos directamente al caso especifico de negocio. Esto permite hacerle seguimiento en los diferentes puntos del proceso y que los usuarios correspondientes tengan acceso a estos de forma continua durante la ejecución del proceso.

Adicionalmente Bizagi tiene la posibilidad de Mostrar documentos generados automáticamente con datos del proceso (Cartas), con base en plantillas predefinidas en Bizagi Studio.

Puesto que los archivos son parte del caso, estos deben ser parte del modelo de datos de la aplicación. Por esta razón, para poder adjuntar archivos al caso, se debe crear un atributo tipo Archivo (File) en el modelo de datos de Bizagi.

Es importante recordar que en un atributo de este tipo se pueden cargar varios archivos. También se puede asociar más información a lo archivos, por ejemplo la Fecha de Recepción, Fecha de Revisión, si ha sido aprobado o no, si es requerido, etc.

La configuración de los archivos aplica para toda la aplicación y se realiza en el la Pestaña de Configuración en el Menú de Bizagi Studio Menu -> Opciones -> Avanzadas -> Opciones de Subir

Por defecto, el tamaño máximo de un archivo adjunto es 1Mb, pero realmente depende de la capacidad del servidor (memoria y espacio en disco) donde se carga el archivo, así como de las necesidades del negocio. Para cambiar la configuración, ingrese a la pestaña Avanzado de la configiración de Ambiente
Bizagi también ofrece la posibilidad de mostrar documentos generados automáticamente con data del proceso basado en plantillas predefinidas en Bizagi Studio. Para mayor información acerca de la creación de documento en Bizagi, diríjase a Cartas

Añadir y Configurar un Atributo tipo Archivo en Bizagi

Para añadir un atributo tipo archivo a una Forma, el primero paso consiste en Crear un Atributo Tipo Archivo en el Modelo de Datos.  

Los atributos que representan archivos adjuntos deben ser creados como tipo “File”. Este tipo de dato permite adjuntar un archivo o varios archivos directamente asociados al caso, dependiendo de la ubicación del atributo.

Para mostrar este atributo en las formas de la actividad, arrastre el Control de Tipo Adjunto. En el portal de usuarios, este control será representado por el icono . Una vez que el control se haya añadido a la forma, el usuario puede configurar las propiedades de este.

Propiedades de los documentos adjuntos

Bizagi permite configurar las múltiples propiedades para cada uno de los archivos adjuntos que se tienen dentro de un proceso. Las propiedades del control de adjuntos permiten al administrador definir, entre otras cosas, si el archivo cargado puede ser eliminado, o cual debería ser el tamaño máximo de cada archivo cargado.

Eliminar archivo adjunto: Si se habilita esta propiedad en la forma donde el atributo FILE fue creado, se observará un enlace para borrar junto a cada uno de los archivos adjuntos. Para borrar el archivo de clic en el enlace y confirme que desea borrar el archivo en la ventana de confirmación que el se despliega.

Limitar número de archivos adjuntos en un atributo o icono: En caso de seleccionarse esta propiedad una vez adjuntados al proceso el número permitido de archivos, el icono para adjuntar documentos desaparecerá.

Enviar Archivos por correo: esta propiedad permite enviar los archivos adjuntos usando el servidor de correo predeterminado para Bizagi. En la aplicación Web se puede acceder a esta propiedad dando clic en el icono . Al hacer esto, se desplegará la siguiente pantalla donde podrá ingresar los destinatarios, el asunto y cuerpo del mensaje y los documentos que desea enviar por correo.

Extensiones Válidas: Adicionalmente es posible restringir los tipos de archivos a adjuntar para cada uno de estos atributos, esto se realiza incluyendo las extensiones de los archivos permitidos en el campo “valid extensions” que se encuentra en la pestaña Appearance. En este campo se deben indicar separadas por punto y coma (;), las posibles extensiones de los archivos a adjuntar, como se observa a continuación.

Cómo adjuntar un documento a la Aplicación

Para adjuntar un documento a la aplicación debe pulsar el icono y en la pantalla que se despliega buscar y seleccionar el archivo que desea adjuntar a la aplicación y dar clic en el botón "Upload".

Es posible configurar los programas para abrir los documentos adjuntos dentro del portal de usuarios:

Por defecto tiene los siguientes programas:

XLS, application/ms-excel;

DOC,application/msword;

JPG,image/jpeg;

GIF,image/gif;

PDF,application/pdf;

ZIP,application/x-zip-compressed;

RTF,application/msword;

Cómo modificar los programas por Defecto para abrir Archivos Adjuntos

Algunas veces, el usuario tiene programas específicos que usa para poder trabajar con un tipo de archivos específico. Para modificar la configuración por defecto en Bizagi de los programas por defecto asociados a los tipos de archivos mas comunes, siga estos pasos:

1.  Seleccione la pestaña Configuración (Configuration) y abra la opción Negocios (Business).

Seleccione la opción Avanzado (Advanced) a la izquierda de la nueva ventana mostrada.

2. En la Pantalla de Configuración (Configuration), se encuentran en tipo de contenido cada una de las extensiones con el respectivo programa para ejecutarlo. Para editar alguno, sólo haga clic en su Extesión de Archivo (File Extension) o Tipos de Contenido (Content Type) y reescríbalo. Para eliminar, seleccione el tipo de contenido y haga clic en la X de la izquierda para borrarlo.

Para adicionar uno nuevo de clic en el signo más a la izquierda. En la pantalla que se despliega se debe ingresar la extensión y el programa.

Dónde se guardan los documentos adjuntos

Cuando se adjunta un documento a un caso, este se guarda en unas carpetas que Bizagi crea para organizar los documentos pertenecientes a cada caso, esas carpetas se crean por defecto en el directorio docs que se encuentran en la carpeta de la aplicación Web del servidor de la aplicación web, que la ruta por defecto sería:

C:\Bizagi\Xpress\Projects\ApplicationName\WebApplication\Docs

AplicationName: Nombre de la aplicación Web

Cómo cambiar la ruta donde se guardan los documentos

1. En el menú estándar de Bizagi seleccione la pestaña Configuration y abra la opción Enviroment.

Seleccione la opción advanced a la izquierda de la nueva ventana mostrada.

2.     Vaya al menú 'Uploads Options'. Digite la ruta hacia el directorio físico donde desea guardar los documentos. Tenga en cuenta que la ruta mostrada es la ruta definida al momento de la instalación, que por defecto es: C:\Bizagi\Xpress\Projects\ApplicationName\WebApplication\Docs