Grupos de Usuario y Esquema de Tiempo de Trabajo
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Grupos de Usuario
Los grupos de usuario son perfiles de usuarios o un conjunto de características de empleados de la organización que permiten definir niveles de acceso, o Autorización a las diferentes secciones o páginas del Portal de Trabajo.
Es importante no confundir grupos de usuarios con roles. Si considera que solo las personas con un rol específico pueden acceder a uno de los módulos de la aplicación web, no es necesario crear un grupo de usuario para esto.
Los siguientes ejemplos son combinaciones posibles para definir Grupos de usuario:
Ejemplos de grupos:
1. Cargo: Gerente de Oficina + Rol: Comercial
2. Cargo: Analista de Crédito + Habilidad: Atención de clientes corporativos
3. Rol: Supervisor + Área: Crédito Área: Presidencia
En estos ejemplos se puede observar que los grupos de usuarios pueden tener una o varias características, sin embargo, también dentro de un grupo pueden existir combinaciones tales como:
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Nota: La asignación de los permisos en el módulo de seguridad se realiza a través de roles o perfiles (grupos de usuario), es por eso que es importante conocer de antemano cómo crear un grupo de usuarios en Bizagi. |
Para más información acerca de cómo dar permisos a Grupos de usuario, por favor referirse a: Configurar Permisos
¿Cómo Crear un Grupo de Usuario?
1.En el menú Bizagi identifique el componente Organización, seleccione Grupos de Usuarios haga clic derecho y elija la opción Nuevo Grupo de Usuarios (New user Group) o acceda a través del menú contextual de Grupos de Usuarios (User Groups).
2. En ese momento aparece la pantalla Grupo de Usuarios (User Groups). En esta pantalla debe completar la siguiente información:
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Nombre (Name): Nombre del grupo de usuarios a crear. Nombre Visual (Display Name):Nombre del grupo que estará disponible en la aplicación Web. Descripción (Description): Información en detalle sobre el objetivo y uso del grupo Condiciones del Grupo (Group Conditions): Condiciones que deben cumplir los usuarios para pertenecer al grupo. Las condiciones del grupo incluyen una serie de columnas para incluir cada una de las características requeridas. Para crear una condición de grupo debe seleccionar el botón “add”.
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Cada columna de la tabla de condiciones del grupo indica las características que DEBE tener un usuario para pertenecer a ese grupo y cada fila representa todas las posibles opciones de un usuario para hacer parte del grupo. Es decir, las columnas representan los conectores “Y (AND)” y las filas los conectores “O (OR)”.
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Ejemplo: Cargo: Gerente de Oficina + Rol: Comercial esto significa: Cargo = Gerente de Oficina Y (AND) Rol = Comercial |
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Ejemplo: (Cargo:Gerente de Oficina + Rol: Comercial) O [OR] (Cargo: Gerentes de cuenta) esto significa: (Cargo = Gerente de Oficina Y [AND] Rol = Comercial) O [OR] (Cargo= Gerente de cuenta) |
Como puede observarse, el botón Incluir siempre está activo. Esto implica que las condiciones allí descritas siempre se deben cumplir para pertenecer. Pero dentro del mismo grupo de usuarios también pueden ser excluidos algunos empleados dentro del grupo.
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Ejemplo: para el caso anterior podemos excluir a todas las personas que pertenezcan a una región específica: |
Existe también la opción de hacer uso de reglas de negocio para definir quienes pertenecen a un grupo. En este caso las reglas pueden retornar un arraylist de usuarios o un entero con el id de un usuario que se desea configurar.
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Nota: Los grupos de usuario solamente pueden crearse en ambiente de desarrollo. En el ambiente de producción es posible incluir o excluir usuarios de estos grupos a través de la consola de administración. |
Esquema de Horario de Trabajo
El Esquema de Horario Laboral hace referencia al horario de trabajo y aplica para toda la organización como tal. Del esquema de trabajo dependen las duraciones de las actividades y por lo tanto el manejo del vencimiento de casos que se aprecia en la pantalla principal de la aplicación. Es posible definir un Esquema de Horario de trabajo cada Organización.
¿Cómo Crear/Editar el Esquema de Horario de Trabajo?
1.En el menú Bizagi identifique el componente Organización, seleccione Organización haga clic derecho y elija la opción Esquema de Horario de Trabajo (Working Time Schema) o acceda a través del menú contextual de Organización.
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Nota: al crear un proyecto la organización queda por defecto con esquema de horario laboral Standard. |
2.En la ventana Propiedades de Horas de Trabajo (Working Time Properties) puede cambiar el esquema de horario laboral de la organización, seleccione otro esquema del combo y de clic en Aplicar (Ok).
Existen 3 tipos de esquema de horario laboral creados por defecto:
Standard: 8:00 AM-12:00M y 1:00 PM-6:00 PM de Lunes a Viernes.
24 hours: 24 horas de Domingo a Domingo.
Night Shift: 11:00 PM- 3:00 AM y 4:00 AM-8:00AM de Lunes a Viernes.
En la Ventana Propiedades de Horas de Trabajo (Working Time Properties) se pueden definir nuevos horarios laborales. Al dar clic en Nuevo (New) se despliega la ventana Crear Nuevo Calendario Base (Create New base Calender), donde se incluye el nombre que se quiere dar al Nuevo esquema de horario laboral.
Se indica si se desea un calendario base (que corresponde a uno Standard) o si se desea copiar algún otro. En caso de decidir copiar el Standard se creará un calendario igual al que se hubiera creado en caso de seleccionar Crear un nuevo Calendario Base.
Se incluye el nombre y se da clic en OK.
El nuevo esquema definido queda por defecto con la jornada laboral de Lunes a Viernes de 8:00 AM a 12:00 PM y de 2:00 PM a 6:00 PM.
Para hacer cambios en el horario, ubique el puntero del ratón en uno de los días de la semana que se encuentran en la primera fila, mantenga la tecla CTRL presionada y seleccione el resto de columnas que se desean modificar. A continuación de clic en Editar Horario (Edit Times).
En la opción Asignar Fechas Seleccionadas elija la opción ¨Hora de trabajo extra¨ para editar la jornada laboral y modificar el rango de horas. Al dar Asignar (Set Times), el Nuevo Horario de Trabajo creado quedará con la jornada laboral que se escogió para los días seleccionados.
De igual forma, para este nuevo esquema definido o para cualquiera de los existentes por defecto se pueden definir excepciones en fechas determinadas con el fin de marcar días no laborables o días donde el horario de trabajo sea diferente al normal para toda la organización. También es posible definir un calendario de días no laborales y asignárselo a cada ubicación geográfica, esta parte se haría desde la opción Esquema de Días no Laborales que se encuentra en Organización.
Para esto se selecciona la fecha o las fechas que se quieren modificar y se realiza el procedimiento descrito anteriormente teniendo en cuenta las tres opciones que se pueden asignar a las fechas seleccionadas:
Horario Laboral por Defecto (Use default): Permite asignar el horario laboral de los días normales.
Horario No laboral (Nonworking time): Permite definir el día específico como un día no laboral.
Horario Laboral Personalizado (Non-default working time): Permite modificar el horario de trabajo habilitando los campos Desde, Hasta, para redefinir las jornadas o incluir más en el mismo día según sea necesario.
El Esquema de horario laboral de la organización se puede cambiar en Bizagi Studio y ahí mismo se pueden definir los días festivos o el horario específico de un día determinado.
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Ejemplo:Se define una actividad de 60 minutos de duración que siempre quedará asignada a un usuario con esquema de horario laboral de 9:00 AM a 1:00 PM y de 2:00 PM a 6:00 PM de Lunes a Viernes.-Si la actividad se genera a las 10:00 AM la fecha de solución estimada es el mismo día a las 11:00 AM. -Si la actividad se genera a las 12:30 PM la fecha de solución estimada es el mismo día a las 2:30 PM (No se tiene en cuenta el tiempo entre 1:00 PM y 2:00 PM porque no hace parte del esquema de horario laboral) -Si la actividad se genera a las 5:30 PM de un Lunes, Martes, Miércoles o Jueves la fecha de solución estimada será el día siguiente a las 9:30 AM. -Si la actividad se genera a las 5:30 PM de un Viernes la fecha de solución estimada será el Lunes siguiente (si no se ha definido como no laborable) a las 9:30 AM. |
Cómo cambiar el Esquema de Horario de Trabajo para una Organización
Cuando existen Múltiples Organizaciones, puede que el usuario desee seleccionar un Esquema de Tiempo de Trabajo diferente para cada una de estas Organizaciones. Para poder asignar o cambiar el Esquema de Horario de Trabajo asociado a cada Organización:
1) En la Vista de Módulos, haga click derecho en Organización para poder Editar aquellas que ya están creadas previamente.
2) Seleccione el Esquema de Horario de Trabajo que será asociado a la Organización.
También es posible asociar un Esquema de Horario de Trabajo diferente para cada usuario a través del Módulo de Administración de Usuarios de la Aplicación Web, mas específicamente a través de la pestaña de Configuración de Usuarios.
Esquema para Días no Laborales
Como se especificó en la sección anterior, es posible definir para los horarios disponibles, los días festivos o no laborales que aplican a cada uno de esos esquemas de horario de trabajo, sin embargo, en ciertas ocasiones resulta más eficiente basarse en el calendario estándar y solo definir los días festivos que aplican para una determinada región. Para esta situación de negocio, Bizagi cuenta con la opción de Esquemas de días no laborales (Ne Holiday Schema):
En esta opción se pueden definir uno o más esquemas de días laborales que luego pueden ser asignados a las ubicaciones geográficas de la organización donde estas se requieran.
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Ejemplo: en algunos países durante la época de carnaval, no se labora. En Colombia, en la ciudad de Barranquilla no se trabaja durante los dos días hábiles de carnaval, asumamos que son los días 27 y 28 de febrero. Para ello, se crea un nuevo esquema de días no laborales: |
Debe completar cada uno de los campos de la ventana que se despliega en la pantalla:
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Nombre (Name): Nombre del esquema de días no laborales. Utilice un nombre claro que aplique para los días que está incluyendo. Fecha (Date): día del año no laboral Descripción (Description): Causa de día no laboral o nombre del festivo. |
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Nota: los días no laborales son complementarios al esquema de horario laboral, es decir, en el caso anterior, si para Barranquilla aplica el horario estándar, se adicionarán los días festivos correspondientes al esquema de días no laborales si este se asigna a la localización correspondiente: |
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Nota: Para garantizar el funcionamiento correcto de todos los ambientes una vez se hace deployent las fechas configuradas en el Esquema de días no laborales no pueden ser eliminados. Las fechas adicionadas posterioemente pueden ser llevadas a producción con un deployment. |
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Nota: La hora mostrada en el portal de trabajo de cada usuario corresponde a la del computador local y NO la del servidor. |
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