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Alarmas

Durante la ejecución de los procesos es necesario controlar el tiempo de duración de las actividades para poder cumplir con las métricas de la organización y controlar los tiempos del proceso y tomar decisiones. Para esto Bizagi cuenta con una herramienta que permite generar alertas a diferentes personas cuando una actividad esta por vencerse, se venció o se encuentra vencida.

Las alarmas son mensajes que se envían a diferentes destinatarios según criterios de tiempo cuando una actividad esta por vencerse, se vence o ya se encuentra vencida (Cómo asignar la duración de una figura)

Las alarmas se realizan en Bizagi como mensajes por correo electrónico (notificaciones), si no se usa la plantilla definida por defecto para las notificaciones de alarmas de Bizagi, se puede crear una nueva (Cómo Crear una Notificación). La configuración de estas alarmas es bastante flexible en cuanto a aspectos como tiempo y destinatarios (Parámetros de Alarmas).

Para que se ejecuten las alarmas, es necesario tener configurado el servicio de Scheduler de Bizagi.

Las alarmas se pueden configurar en el ambiente de producción usando el menú de Admin/Alarmas en el Portal de Trabajo. Los cambios de las alarmas son locales, es decir son independientes para cada ambiente. Si desea que los cambios sean permanentes y sean parte del diseño del proceso, hágalos iguales en todos sus ambientes.

Cómo configurar Alarmas desde la Aplicación Web

1. En la aplicación Web, haga click en Admin, y luego Alarmas.

2. Seleccione entre las Aplicaciones y los Procesos la Tarea donde quiere Crear o Editar la Alarma; luego haga click en Alarmas.

3. En la pantalla de Editor de Alarmas usted puede configurar el Tiempo, recurrencia, Lapso y destinatarios de la alarma.

El Editor de Alarmas tiene las siguientes funcionalidades:

Tipo: Tipo de Alarma es la recurrencia de la Alarma una vez ha sido ejecutada por primera vez, es decir, el número de repeticiones.

Los tipos de Recurrencia que ofrece Bizagi son: 

• Cada vez que se cumpla el tiempo especificado (Each Recurring Time): la alarma se repite cada cierto tiempo definido a través de la característica Intervalo.

• Cada vez que se cumpla el tiempo de la actividad o del proceso (Each Task or Process Time): la alarma se ejecuta y se repite cada vez que se vuelve a cumplir el tiempo de duración de la tarea.

• Ninguna (None): la alarma se ejecutará una sola vez sin repeticiones.

Lapso (Lapse): El Lapso es usado para definir el tiempo en el que se va a ejecutar por primera vez la alarma. Esta característica es siempre requerida independientemente del tipo de alarma seleccionado.

Las opciones disponibles son:

• Antes del vencimiento (Before Expiration): La alarma se ejecutará por primera vez un tiempo determinado antes de que se cumpla el tiempo establecido para la tarea.

• En el vencimiento (On Expiration): La alarma se ejecutará la primera vez cuando se cumple el tiempo establecido para la tarea.

• Después del vencimiento (After Expiration): La alarma se ejecutará por primera vez un tiempo determinado después de que se cumpla la duración establecida para la tarea.

Nota: Al seleccionar la opción Antes del vencimiento o la opción Después del vencimiento se hace necesario definir el tiempo antes o después del vencimiento en la propiedad Tiempo (timing).

Tiempo (Timing): usa para definir el tiempo de ejecución de la primera alarma tomando como punto de referencia el tiempo de vencimiento de la tarea. Este tiempo se debe definir cuando el lapso seleccionado para la alarma fue Antes que la Tarea Expire (Before Expiration) o Después que la Tarea Expire (After Expiration). Debe ingresar el tiempo en minutos. Tiempo entre repeticiones (Interval): Permite definir el tiempo de recurrencia de la alarma, cuando en el tipo de alarma se selecciona que es Recurrente.

Puede seleccionar la unidad de medida de la lista de valores disponible: minutos, horas, días, semanas o meses.

Destinos (Recipients): Permite definir los destinatarios de la alarma. Una alarma puede tener uno o más destinatarios. Se pueden seleccionar los destinatarios una vez se haya creado la Alarma.

Para escoger el destinatario es posible determinar el perfil del destinatario seleccionando un rol en el combo.

También es posible configurar el envío de la alarma al usuario actual de la actividad chequeando el campo Enviar a asignado(s) actual(es).

Eliminar o Editar una Alarma desde la Aplicación Web

Una vez que la alarma has sido creada, el usuario puede encontrarla en la opción de Alarmas en la aplicación web. Allí, aparecerá una lista de alarmas y el usuario puede decidir si la quiere borrar o editar. Cuando el usuario termine de hacer los cambios, estos se aplicaran automáticamente.

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