Administrar la Asignación de Usuario por Defecto

Durante la construcción de un proceso es necesario definir usuarios responsables por cada un de las actividades. Las actividades son asignadas a aquellas personas que cumplan ciertas condiciones definidas en el quinto paso del asistente Definir Participantes. Las asignaciones son realizadas de acuerdo con las propiedades del usuario (User Id, Área, Ubicación, Rol, Habilidades, Cargo). Para más información consulte Asignar Participantes

Sin embargo, hay veces en las que las condiciones definidas no son cumplidas por ningún usuario. Las razones pueden ser varias, por ejemplo, todos los usuarios con una determinado role o cargo no están habilitador para asignación de casos o nadie tiene asignada la propiedad relacionada con la asignación.

Cuando los usuarios habilitados para asignación no cumplen con la condición necesaria. Bizagi realiza lo siguiente:

• Asignar como ejecutante la persona que fue definida como Usuario de asignación por defecto.
• Si, el Usuario de asignación por defecto no está configurado correctamente, la tarea o el evento será aginado a todos los usuarios definidos en el Grupo de Asignación por defecto (Default Assignation User Group).
  

¿Cómo configurar el Usuario de Asignación por Defecto?

Para acceder a esta opción, haga clic sobre Admin en el Menú Principal del Portal de Trabajo. Luego seleccione la opción Administrar Asignación de Usuario por Defecto.

Los usuarios por defecto pueden ser definidos para un único proceso, para muchos procesos o para toda la aplicación.
1. Haga clic dentro de Seleccionar Proceso (Select Process). Seleccione la opción Toda la Aplicación (All Application) para seleccionar un usuario por defecto para todas las aplicaciones creadas.
2. Para seleccionar un usuario para una aplicación en particular, haga clic sobre Seleccionar Aplicación (1) y luego elija la aplicación deseada (2).

Para elegir un proceso en particular, haga clic sobre el nombre de la aplicación y seleccione el proceso deseado (3,4).

Cuando la aplicación o proceso ha sido seleccionada, haga clic sobre el botón Nuevo Usuario y busque al usuario que será puesto por defecto para las reglas de asignación que no coincidan. Haga clic en Guardar cuando termine.

¿Cómo configurar el Grupo de Asignación por Defecto?

El grupo de Asignación por Defecto es un grupo de personas que han sido designadas para ejecutar aquellas actividades donde las condiciones o reglas de asignación no se cumplen por lo que nadie ejecutaría esas actividades.
1. Para definir el Grupo de Asignación por Defecto, vaya a Bizagi Studio y seleccione la opción Organización. Luego escoja Grupos de Usuarios, por ultimo el elija el grupo Default Assignation Users.

2. Ingrese a las propiedades del grupo dando clic derecho sobre él. El grupo Default Assignation User es creado por defecto por Bizagi.Para más información sobre como crear grupos de usuario de clic acá

3. El administrador de la aplicación es incluido por defecto dentro del grupo. De clic en los botones de adicionar y/o remover para modificar los usuarios incluidos.

4. Si ha ingresado nuevos miembros al grupo debe ingresar las propiedades de éste. Incluya rol, habilidades, cargo, ubicación o área del nuevo miembro.

5. Seleccione la opción Negocios de la pestaña de Configuración. 

6. En la sección Avanzado, asigne el grupo DefaultAssignationUsers como grupo de usuario por defecto. Usted puede asignar cualquier grupo que haya sido creado.