De

Duración

En Bizagi existen varios tipos de figuras cuyas duraciones deben configurarse, para así permitir que los dueños del proceso puedan realizar ajustes al proceso de una manera ágil, y de esta manera facilitar la toma de decisiones más eficientes para optimizar los procesos de negocio.

Duración de Actividades y Procesos

La Duración asociada a las Actividades dentro del los Procesos y Subprocesos son los niveles de servicio o SLA (en inglés, Service Level Agreement); es decir, el tiempo máximo que una Actividad de Proceso puede permanecer activa (sin terminar) y considerarse dentro de los plazos normales. La duración es asignada durante la etapa de Desarrollo, y puede ser ajustada en ambiente de Producción en caso de requerirse. Esta duración determinará los colores del semáforo en el Área deTrabajo y el BAM, así:

La luz verde cuando se está A TIEMPO.

La amarilla el día que vence la actividad, ya que esta estará EN RIESGO.

Rojo, cuando la actividad ha EXPIRADO.

La duración que se utiliza para los reportes es la Duración Estimada definida en las propiedades de las Actividades. Pasra acceder a estas propiedades, haga clic derecho en una Actividad dentro del Modelador de Procesos Bizagi. Luego seleccione Propiedades.

Los límites superior e Inferior se utilizan para documentación, y por lo tanto no afectan los indicadores. La Duración Estimada, así como los límites superior e inferior aparecen dentro de las propiedades así como se aprecia a continuación:

Como ejemplo, se puede pensar en una actividad que tiene una duración (o SLA) de 3 días. Tan pronto se acttive la actividad en Bizagi,  el tiempo comenzará a correr. Dado que cada actividad tiene un usuario a cargo de ella, esta actividad se mostrará en el Área de Trabajo de el usuario asignado, junto con un semáforo al frente de ella. En este caso, la actividad tendrá asociada una luz verde por espacio de dos días, es decir, mientras aun se encuentre dentro del plazo definido (A TIEMPO). Esta actividad cambiará su color a amarillo el día que en que se vence la actividad, ya que esta se encontrará en riesgo. Luego, una vez se cumpla el tercer día, el semáforo cambiará a rojo, indicando que la actividad se encuentra vencida o ha EXPIRADO. Cuando la actividad tiene asociado el color rojo en el semáforo, o ha expirado, se puede afirmar que el usuario responsable no cumplió con el SLA.

Es importante recordar que la duración de la actividad NO es una medida del tiempo que le tomó al usuario ejecutar la tarea desde el momento en el que ingresó en ella, hasta que la avanzó. La duración es el tiempo máximo que una actividad está disponible para ser accedida y ejecutada, sin alterar el tiempo del proceso. La duración de una actividad es el nivel de servicio o SLA.

Los objetos que necesitan una duración son:

• Tareas de Usuario
• Tareas Manuales
• Subprocesos
• Procesos

La duración se utiliza en Bizagi para calcular indicadores sencillos de interpretar, basados en información de negocio acertada y en tiempo real.

Estas duraciones pueden ser estáticas o dinámicas. Es decir, se pueden configurar como un entero estático en las propiedades de la figura, o pueden tener una duración dinámica configurada a través de una expresión.

Los días especificados en el SLA serán de tantas horas como indique el working-time-schema por defecto de la organización. Por ejemplo, si un día tiene 8 horas hábiles según el working-time-schema, un SLA ingresado de 3 días se asumirá como 24 horas (3 días x 8 horas hábiles), y NO de 72 horas.

Cuando se emplea la Duración

1. Para determinar el estado de la tarea, en la vista de tareas pendientes: A tiempo, en riesgo (vencen durante el mismo día), y vencida.

2. Para determinar los reportes de Monitoreo de Actividad de Negocio(Business Activity Monitoring o BAM)

3. Para determinar los Reportes de Análisis

Para procesos:

4. Para Análisis de Sensores

Es importante saber que si una tarea tiene una duración estática (en las propiedades de la figura) y una duración dinámica (asignada usando una Expresión), la duración dinámica será la que se asignará a la tarea, y se ignorará la duración estática.

Cómo asignar y cambiar la duración de una figura

Hay varias formas de asignar la duración para las figuras mencionadas anteriormente:

• Accediendo las propiedades de la figura en el modelador de Bizagi Studio

Los procesos y figuras contenidas en el diagrama del modelador tienen propiedades específicas divididas en 3 pertañas diferentes: Básicas (Basic), Extendidas (Extended) y and Acciones de Presentación (Presentation Action). La duración se encuentra en la primera pestaña, de propiedades básicas. Ingrese al proceso seleccionando Editar Proceso en el primer paso del Ayudante del Proceso. Luego, haga clic derecho en el Nombre del Proceso o en alguna figura y seleccione Propiedades para acceder a ellas.

• Accediendo al ítem del proceso en el Portal de Trabajo

Una vez que los procesos se encuentran en ambiente de producción, se puede necesitar la edición y modificación de la duración de los procesos y tareas de acuerdo a las necesidades del negocio, creando estrategias de mejora. Estos valores necesitan un mantenimiento constante en ambiente de producción para permitir el analisis de desempeño.

Para acceder a la duración de la tarea, ingrese al Portal de Trabajo. Luego vaya a la opción Admin y seleccione Procesos (Processes). Seleccione los procesos que desea administrar. Haga Clic en el nombre del Proceso o sobre cualquier figura y modifique la duración.

Haga Clic en Editar para modificar el Nivel de Servicio o SLA. Modifique los valores y luego oprima Aplicar para guardar los cambios

Una vez que un usuario web con los permisos apropiados modifica la duración estimada o SLA de un proceso o actividad, todos los casos (o actividades) creados a futuro para este proceso tendrán una fecha estimada de solución calculada con base al nuevo SLA. Los casos creados antes de la modificación conservarán su fecha estimada de solución y por lo tanto su estado de "atrasados" o "a tiempo" no se verá afectado por el cambio en el SLA.

Duración de Evento Intermedio de Temporizador

Por otra parte, la duración del Evento Intermedio de Temporizador se utiliza en Bizagi para representar un periodo de tiempo dentro del proceso.

Como se muestra en la imagen a continuación, el Temporizador puede tener una duración definida en el proceso como una duración estática.

Finalmente, el Termporizador puede tener una duración dinámica, es decir calculada usando una expresión en la cual se asigna esta duración si se cumplen ciertas condiciones de negocio. La expresión debe tener los métodos siguientes:

• Me.Duration = x Minutes
• Me.EstimatedSolutionDate = Date

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