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Información de proceso

Una vez que el flujo del proceso ha sido modelado, es necesario diseñar un modelo de datos que organice la información de los casos que será utilizada en las diferentes actividades del proceso. La definición del modelo de datos es el segundo paso del ayudante de procesos y contiene la estructura de la información requerida por cada proceso para ser utilizada en el portal de trabajo, en las expresiones, interfaces, etc. El diseño de la información del proceso es muy importante ya que una buena definición garantizará que cada actividad solicite la información necesaria y la almacene correctamente para que el flujo del proceso funcione de manera adecuada. Este capítulo provee una descripción detallada de cada uno de estos conceptos y una guía sobre cómo crear y editar estos elementos básicos de un proceso.

Conceptos Generales

Entidad

Las entidades son tablas que almacenan la información que se utiliza en cada uno de los procesos. Cada entidad tiene un contexto y debería almacenar únicamente la información relacionada con este contexto. Por lo tanto, un proyecto requiere diferentes entidades, donde cada una almacena información muy específica. Por ejemplo, un proceso en una agencia de viajes requiere entidades para almacenar información sobre los clientes, hoteles, vuelos, entre otros. La información sobre los hoteles no debería ser guardada el la misma parte donde se almacena la información de los clientes. La idea consiste en tener entidades almacenen información sobre un elemento específico. La información del cliente almacenada en la entidad Cliente será su nombre, dirección, número de teléfono, edad, estado civil, sexo, etc. La entidad Hotel almacenará el nombre del hotel, su dirección, ciudad, etc. Para más información sobre cómo relacionar, editar, borrar , etc. por favor lea:

• Cómo Crear una Entidad
• Cómo Borrar una Entidad
• Cómo Editar una Entidad
• Propiedades Avanzadas de Entidades
• Entidad de Contexto y Entidad de Proceso
  

Atributo

Un atributo es una unidad básica de información que pertenece a una entidad. Lo que se ha descrito hasta el momento como la información almacenada en cada entidad, está realmente definido en los atributos. Para almacenar la edad de un cliente, necesitamos crear un atributo llamado Edad en la entidad Cliente.

Cada entidad debería tener un identificador exclusivo, el cual es un atributo o una serie de atributos identifican cada uno de los registros de la entidad de manera exclusiva, de forma que no existan dos registros con el mismo valor asociado a este identificador. Estos identificadores son llamados llaves de negocio (Business Keys).

Por favor lea más información sobre:

• Cómo Crear un Atributo
• Cómo Eliminar un Atributo
• Cómo Editar un Atributo

Relaciones

Las relaciones se definen como asociaciones o conexiones entre entidades. Estas asociaciones se construyen sobre atributos; estos atributos se conocen como llaves foráneas. Por ejemplo, la entidad Cliente necesita un atributo llamado Género que será la relación con la entidad Género en la cual se almacenarán relamente los diferentes valores correspondientes al Género de un cliente.

Cada relación tiene un tipo de relación o cardinalidad que depende de cómo se relacionan ambas entidades. Existen 4 tipos de relaciones, Uno a uno (1, 1)Uno a muchos (1, n), Muchos a uno (n, 1), o Muchos a muchos (n, m).

1 - 1: En este tipo de relaciones, una vez se asigna un elemento en una de las entidades, el otro elemento se conoce automáticamente. Ejemplo: país y capital, cada país debería tener una capital. 

1 - N: Este es el tipo de asociación más común en la cual un componente de una entidad se puede asociar con cero, uno o más componentes de otra entidad. Por ejemplo, una persona puede tener varios números de teléfono. En esta relación, la entidad con cardinalidad (n) debería tener un atributo (Country) que la relacionará con la entidad principal (aquella con cardinalidad 1), es decir, el punto desde el cual se analiza la relación. La relación debería crearse en la entidad principal.

 N - M: La relación n - m es la situación donde dos entidades están relacionadas entre sí, con la posibilidad de tener varios componentes relacionados en la otra entidad.

Para mayor información por favor lea Relaciones

Entidades Bizagi

Bizagi tiene cuatro tipos de entidades que permiten que cada proceso tenga la información organizada para que sea facil acceder a ella.

Entidad de Aplicación

La entidad de aplicación centraliza la información para cada proceso. Es desde esta entidad de donde se despliega el modelo de datos. Esta entidad se genera automáticamente cuando se crea una aplicación con el mismo nombre de la aplicación que se está creando.

Entidad Maestra

Las entidades maestras son entidades de negocio relacionadas con información que es exclusiva a cada caso.Su información (o los datos almacenados) es actualizada a través del flujo del proceso, es decir, la información es almacenada de acuerdo a los datos ingresados por el usuario en el portal de trabajo.

Estas entidades se encuentran conectadas entre sí en el modelo de datos a través de la Entidad de Procesos

Entidad de Proceso

La entidad de proceso es la entidad principal a través de la cual el usuario accede a las demás entidades del modelo de datos. Cuando se crea un modelo, la entidad de procesos tendrá asociada una estrella.

• Cómo Convertir una Entidad en una Entidad de Proceso
  

Entidades Paramétricas

Estas entidades almacenan valores predefinidos, o paramétricos, e independientes de la persona que ejecute el proceso. Por ejemplo, la entidad género contiene los valores de hombre y mujer.

Sin embargo, es posible relacionar la información de las entidades paramétricas con un caso: En una entidad maestra, cree una relación con una entidad paramétrica. De esta forma, El atributo de la relación almacenará el valor seleccionado en la entidad paramétrica para un caso específico.

Entidades Paramétricas Padre e Hija

Las entidades paramétricas se definen como aquellas que tienen una conexión padre–hija con otra entidad. Es decir, una entidad paramétrica será la entidad padre y otra será la hija, de tal forma que los valores de la entidad hija dependen de los valores seleccionados en la entidad padre desde el Portal de Trabajo. El mejor ejemplo es la relación entre Ciudad – País. Cuando el usuario final selecciona un país en la lista desplegable de la forma de una actividad, la lista de ciudades debe filtrarse para así mostrar únicamente aquellas que pertenecen al país seleccionado. Con esta conexión, estas entidades se pueden visualizar en el portal de trabajo como un Combo Dinámico. Para mayor información por favor lea Entidades Padre y Ejemplo de Combo Dinámico.

Manejo de entidades paramétricas

Los valores de las entidades paramétricas se manejan en el Portal de Trabajo a través del menú de Administración. En este menú, los usuarios finales pueden añadir, editar y deshabilitar valores en las entidades paramétricas. Para mayor información, por favor lea Administración de Entidades y Incluir Valores en Entidades Paramétricas 

Para todas las entidades paramétricas es necesario definir cómo los usuarios finales van a interactuar con ellas; Las entidades paramétricas pueden ser:

• Admiinistradas desde el ambiente de producción o
• Administradas desde el ambiente de desarrollo.

Cuando una entidad es administrable en el ambiente de producción, sus valores pueden ser editados por los usuarios finales. Si una entidad NO es administrable en el ambiente de producción, sus valores serán editados únicamente desde el ambiente de desarrollo. Además, las entidades que NO son administrables en el ambiente de producción no serán desplegadas en la lista del módulo de administración en el portal de trabajo en producción, y por lo tanto sus valores no serán editables por los usuarios finales.

Esta propiedad se define al momento de crear la entidad paramétrica con la opción de Administrar los valores únicamente en el ambiente de producción (Manage values in production environment only)

Para mayor información, por favor lea cómo Administrar Valores en Producción o Desarrollo

• Un ejemplo de una entidad paramétrica que No debería ser administrable en el ambiente de producción (por lo tanto sería administrable desde el ambiente de desarrollo) es Género. Esta entidad tiene únicamente dos valores posibles: masculino y femenino. Luego de ingresar estos valores por primera vez, estos no deberían poder ser editados por los usuarios finales.

• Por otro lado, los valores de la entidad paramétrica Documentos Solicitados (Documents Requested), que contiene todos los documentos solicitados para cada cliente que abre una cuenta bancaria, pueden variar significativamente. Los documentos requeridos pueden ser añadidos o eliminados según las leyes. Por lo tanto, esta entidad debería ser editable por los usuarios finales y en consecuencia ser administrable desde el ambiente de producción.

En Bizagi Studio, las entidades paramétricas lucirán diferente dependiendo del valor que tengan en esta propiedad, tal como se muestra a continuación:

Entidades de Sistema

Estas entidades pertenecen al modelo de datos interno de Bizagi. Este grupo de entidades incluye informaci'on concerniente a los usuarios, areas, ubicaciones, trabajos, roles, habilidades y otra información creada por defecto. Estas entidades no pueden ser modificadas. Sin embargo, es posible crear relaciones desde otras entidades que pertenecen al modelo de datos de negocio.

Elementos de las Entidades en Bizagi

Cada entidad en Bizagi está compuesta por los siguientes elementos:

 Atributos: En este elemento se pueden crear, modificar o eliminar los atributos de una entidad.

Diagramas: Un diagrama es una representación gráfica de las entidades, atributos y relaciones. En este elemento los diagramas del modelo de datos son diagramados, buscados, modificados o eliminados. En los diagramas se puede ver el modelo entidad-relación del proyecto completa o parcialmente. Dentro del diagrama se pueden crear entidades, atributos y relaciones.

Formas: En este elemento, se pueden crear, modificar o eliminar las formas de una entidad.

 Consultas: En este elemento, se crean, modifican o eliminan las formas de consulta para cada entidad.

 Valores: En este elemento, se muestran los valores de cada atributo almacenado en la entidad.

Expresiones: Cada entidad puede tener condiciones y validaciones que pueden utilizarse en las Formas para controlar el comportamiento de cada actividad, definido de acuerdo a los resultados de negocio esperados por la organización.

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• Incluir Valores en Entidades Paramétricas 
• Administración de Entidades
• Tipos de Campo

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