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Contenido

1 Gestión de documentos en Bizagi

Gestión de documentos en Bizagi

Introducción

Bizagi ofrece diferentes posibilidades para la administración de documentos (para poder suplir los diferentes requerimientos de negocio en un proceso).

El objetivo del presente artículo consiste en presentar las diferentes posibilidades para el manejo de documentos en Bizagi, de manera que sirva como una guía para que los usuarios de Bizagi Studio puedan seleccionar la funcionalidad adecuada para este tipo de requerimientos en un proceso.

Para describir las posibilidades en Bizagi, primero vamos a categorizar los diferentes tipos de documentos que se pueden incluir en un proceso: documentos que incluyen información complementaria (p.e. una imagen, o cualquier archivo adjunto); y documentos cuyo contenido es generado a partir de información disponible en una instancia de proceso (p.e. un archivo de reporte de un caso, un comunicado, una carta, etc).

En las secciones que siguen, se explicará cómo administrar documentos como archivos adjuntos (con imformación complementaria para el proceso), y cómo administrar y generar documentos con información de negocio.

Cómo administrar documentos como archivos adjuntos

En Bizagi, cualquier proceso puede contener campos de tipo archivo que les permitan a los usuarios finales tener la opción de ver o incluir archvos adjuntos.

Esta es una funcionalidad que hace parte del producto Bizagi y que se puede incluir en la interfaz de usuario en cualquier momento durante el proceso, según el diseño realizado previamente.

Los campos para archivos adjuntos se representan en Bizagi a través de atributos de tipo "archivo". Por lo tanto, para incluir campos para archivos adjuntos, es necesario crear un atributo de tipo "archivo" en el modelo de datos del proceso:

Al emplear atributos tipo archivo en Bizagi, es posible definir varias propiedades que le permiten administrar la carga de estos archivos desde la interfaz de usuario.

Esto quiere decir que una vez se ha incluído un atributo tipo archivo dentro de la interfaz de usuario (más conocida como una "forma" en Bizagi), es posible configurar las propiedades de este atributo. Por ejemplo: determinar qué tipo de archivos se permite adjuntar al proceso (de acuerdo a la extensión del archivo). O determinar la cantidad de archivos que se pueden cargar y asociar al mismo atributo de tipo archivo, etc.

Con atributos de tipo archivo, también es posible cargar archivos adjuntos y asociarlos al proceso de manera automática (esto se puede realizar a través de una expresión de negocio, o a través de la invocación de un servicio web que envíe los bytes del archivo a través de la capa SOA).
Tenga en cuenta que los documentos adjuntos al proceso y almacenados en atributos de tipo archivo se pueden enviar como archivos adjuntos dentro de las notificaciones de correo configuradas en el proceso.

Haga clic en el enlace si desea más información sobre el uso de atributos de tipo archivo en Bizagi

Haga clic en el enlace si desea más información sobre el manejo de archivos en las expresiones de negocio en Bizagi

Haga clic en el enlace si desea más información sobre cómo adjuntar archivos en Bizagi a través de la capa SOA

Posibilidades Adicionales para el manejo de adjuntos

Dentro de la administración de archivos adjuntos (empleando atributos tipo archivo en Bizagi), existe la posibilidad de emplear notas de caso o un diseño de evento intermedio para adjuntar archivos al proceso en cualquier momento.

Las dos opciones son especialmente útiles para procesos en los cuales no es posible prever cuantos archivos o documentos se van a adjuntar al proceso, o en qué momento del proceso se van a adjuntar.

Si se desea emplear la funcionalidad que viene incluída con Bizagi y que permite tener un enlace de "Notas de Caso" para poder ver o incluir notas de caso y documentos, diríjase a la sección que explíca cómo utilizar las Notas de Caso.

Si lo que desea es personalizar la interfaz de usuario del proceso y mostrar los documentos en una pestaña, se recomienda seguir el patrón de diseño que se describe en la sección "Utilizar un Diseño con Evento Intermedio"

Utilización de Notas de Caso

A través de la funcionalidad de las notas de caso, una entidad en el modelo de datos se empleará como un "repositorio de notas de caso", de tal forma que los usuarios finales puedan ver o incluir información adicional en cualquier momento del proceso.

Al incluir un Atributo Tipo Archivo en la entidad de notas de caso, los usuarios podrán escribir una observación (o nota de caso), así como cargar un documento (o cualquier tipo de de archivo).

Esta opción del portal de trabajo se presenta en la parte inferior de la forma de la actividad:

La funcionalidad de notas de caso viene incluída por defecto en Bizagi, y se habilita únicamente para los roles o grupos de usuario que se les haya dado privilegios.

Vea más sobre la funcionalidad de Notas de Caso en Bizagi

Utilización de un diseño de Evento Intermedio

A través de un evento intermedio BPMN que se encuentre disponible en todo momento del proceso, es posible presentar los documentos adjuntos (en atributos de tipo archivo) en el proceso para que estén disponibles directamente a través de una pestaña común para todas las formas del proceso.

Este enfoque es similar al que se presentó en la sección anterior con la funcionalidad de notas de caso. Sin embargo, con este diseño, se evita tener los documentos para visualización o carga desde una ventana diferente.

En este diseño, la regla de asignación que se emplee para el evento intermedio reflejará el criterio que se tendrá em cuenta para saer qué usuarios pueden avanzar este evento e incluir nueva información (esta autorización se puede hacer por roles, habilidades, etc).

El diseño de Evento Intermedio se realiza incluyendo un patrón en el flujo del proceso (que permita cargar archivos en cualquier momento del proceso), y añadiendo una pestaña en las formas de las actividades (de tal forma que los documentos adjuntos puedan visualizarse en estas actividades):

En este artículo puede encontrar más información sobre cómo incluir archivos adjuntos en Bizagi en cualquier momento.

Opciones de almacenamiento para los atributos de tipo archivo

Almacenamiento en un servidor BPM

Los documentos cargados y los archivos en los procesos de Bizagi almacenados en atributos tipo archivo, son almacenados por defecto en el servidor BPM.
La ruta de carga por defecto para almacenamiento es %BA_DEFAULT_UPLOAD_PATH% que corresponde a la ruta local del servidor BPM:

"C:\BizAgi\[Bizagi_edition]\Projects\[your_project]\Docs".

Sin embargo, se recomienda cambiar esta ruta de carga y utilizar un servidor de archivos.

En este enlace encontrará más información sobre la configuración de la ruta de carga de archivos en un proyecto Bizagi

Lea más sobre la estructura de archivos utilizado en Bizagi para almacenar estos archivos adjuntos (en inglés)

Almacenamiento en un ECM / DMS

Es posible especificar un folder EMC para que sirva de repositorio, como una posibilidad adicional para cada atributo de tipo archivo en el modelo de datos del proceso. De esta forma, los archivos adjuntos son configurados de manera automática para utilizar un ECM para almacenamiento (estos archivos serían enviados a un repositorio central de documentos).

Bizagi soporta la integración con cualquier Sistema de Administración de Documentos que cumpla con el estándar CMIS 1.0 (Content Management Interoperability Services) tal como Sharepoint, Alfresco o Documentum por ejemplo.

Vea más acerca de la integración de ECM en Bizagi

Cómo administrar y generar documentos con información de negocio

Bizagi soporta la generación de documentos que contienen información de negocio (información que ya ha sido ingresada en el proceso) a través de dos funcionalidades: Cartas de Bizagi, o Componentes Personalizados.

Las Cartas de Bizagi son una funcionalidad que viene incluída dentro del producto mismo y que permite la generación de documentos de manera automática (así como la actualización de los mismos), a partir de una plantilla previamente diseñada. Esta plantilla se crea a través de un módulo gráfico el cual es asistido por Bizagi.

La utilización de esta funcionalidad no requiere programación.

Por otro lado, los componentes personalizados proveen mayores opciones para darle un formato más enriquecido a los documentos. Un ejemplo de esto es el formato PDF.

Los componentes personalizados se desarrollan por fuera de Bizagi Studio, y son integrados fácilmente a los procesos en Bizagi como servicios web o como una Clase de librería (Class Library Assembly).

Cartas de Bizagi

Bizagi ofrece la funcionalidad de Cartas para generar documentos de manera automática con información de negocio de los procesos.
Las cartas de Bizagi son útiles en los procesos en los que existe la necesidad de entregar documentos impresos (por ejemplo, cuando el cliente es quién inicia el proceso y se le quiere entregar una carta).

Estos documentos pueden incluir un logo o cualquier otra imagen, y soporta caracteres Unicode. Ejemplos comúnes del uso de cartas son: contratos, cartas, memorandos, certificaciones, comunicados escritos, entregables y documentos en general.

Las cartas en Bizagi pueden contener información estática y dinámica, y pueden ser configuradas como editables durante el proceso de tal forma que se pueda adicionar información a estas cartas en caso de ser necesario.

Cuando una carta se configura para que sea editable, se despliegan a los usuarios opciones rápidas para la edición e impresión de los documentos.

Cuando una carta de Bizagi no es editable, se despliega como un archivo RTF que se puede descargar (y visualizar en MS Word o Wordpad):

Las cartas en Bizagi pueden enviarse también como archivos adjuntos en formato RTF o HTML en notificaciones via correo electrónico. Estas cartas se almacenan automáticamente en la Base de Datos de Bizagi.

Para usar cartas en Bizagi, se necesita crear un atributo tipo template (plantilla) en el modelo de datos del proceso:

El diseño y el contenido de las cartas se realiza en Bizagi Studio (a través de un asistente gráfico, si necesidad de programación):

Lea más sobre Cartas en Bizagi

Componentes Personalizados

Para administrar y generar documentos con un formato más enriquecido y opciones adicionales para el formato y distribución del documento, seleccione la creación de un archivo PDF a través de un servicio web o de la creación de un componente personalizado.

Con este enfoque, el componente crea el documento a partir de información extraída de un XML y adjunta automáticamente el documento a un atributo tipo archivo en el proceso (sea a través de una expresión de negocio o a través de la capa SOA).

Los documentos generados a través de componentes personalizados e integrados con Bizagi son especialmente útiles como documentos finales (documentos que no permiten modificaciones adicionales, tales como archivos PDF). Estos documentos pueden ser utilizados como reportes de caso:

Los componentes personalizados que generan archivos PDF también soportan Unicode, y también crean archivos RTF o HTML.

En este artículo se puede encontrar un ejemplo desarollado en .Net (sin soporte Unicode) para la creación de archivos PDF a través de un Servicio Web.

En este artículo se puede encontrar un ejemplo desarollado en Java (con soporte unicode) para la creación de archivos PDF con soporte unicode a través de un Servicio Web.

El mismo componente empleado para la generación del PDF se puede incluir como un archivo API en Bizagi, de manera que se pueda generar el documento directamente a través de una expresión de negocio. En Bizagi, los componentes personalizados se incluyen a proyecto a través de la Librería de Componentes (Component Library).

Obtenga más información sobre la funcionalidad de la Librería de Componentes en Bizagi para APIs personalizados

Componentes Personalizados con diseño dinámico de la plantilla

Como una posibilidad adicional para los componentes personalizados, se puede incluir un diseño en el cual la administración de las plantillas existentes sea soportada directamente en el ambiente de producción.

A través de este enfoque nuestros procesos en Bizagi también pueden emplear el componente personalizado (como se describe en la sección anterior) para generar documentos PDF, RTF, o HTML, y también utilizar un listado paramétrico que especifique el contenido y el diseño de la plantilla.

Hacer que el contenido y el diseño de las plantillas sea completamente administrable en el ambiente de producción es especialmente útil para los procesos en los cuales el documento se encuentra constantemente sujeto a cambios (su formato puede ser rediseñado, se puede incluir nueva información, o se requiere constantemente la definición de nuevos documentos).

Lea más sobre Cómo administrar plantillas y generar documentos de manera dinámica

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